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Recolección y tratamiento de la información en una Investigación Corporativa

Una empresa experimenta el robo de una importante cantidad de productos en el interior de uno de sus almacenes, lo que impide que esos productos estén en el mercado en el momento que se requería a fin de garantizar el 15% de las ventas del mes en que ocurrieron estos hechos. Esta situación, como es de suponer, preocupa de sobremanera a la Alta Dirección de la compañía quienes ordenan que se haga una investigación exhaustiva a fin de conocer qué falló, cómo ocurrieron los hechos y quienes son las personas involucradas.

El caso descrito, es una situación muy común en muchas empresas y ante ello una investigación profunda, detallada e imparcial puede contribuir con dilucidar las circunstancias en que se produjeron los hechos negativos, lo que permite tomar medidas correctivas para que situaciones similares no se presenten en el futuro y para ello, la forma en que se recolecta y sobretodo se trata la información durante el desarrollo del proceso investigativo es vital para lograr este cometido.

Durante una investigación, la persona a cargo de llevarla a cabo, debe tener la suficiente capacidad para identificar la información que tenga directa relación con el hecho a investigar, recurrir a las fuentes apropiadas para obtenerla y tratarla de forma adecuada para evitar que personas ajenas puedan acceder a ella y afectarla.

Dado que la información es el insumo principal de una investigación, el investigador para poder obtenerla puede recurrir a dos tipos de fuentes:

  • Fuentes internas: Son todos los recursos dentro de la empresa a los que el investigador puede recurrir para obtener información. Por ejemplo:
    • Entrevistas a empleados, contratistas y demás personas que se encuentren dentro de las instalaciones que puedan aportar información relevante para la investigación.
    • Revisión de reportes, informes, políticas, procedimientos y cualquier otro documento físico o digital que acredite pre existencia de activos, actividades realizadas, movimientos financieros, auditorías e investigaciones pasadas, entre otros.
    • Revisión de accesos a sistemas informáticos, sistemas de seguridad electrónica (control de accesos y CCTV).
  • Fuentes externas: Son todos los recursos fuera de la empresa a los que el investigador puede recurrir para obtener información. Por ejemplo:
    • Entrevistas con personal de empresas contratistas, proveedores, ex empleados y otras personas que tengan vínculo con la empresa que el investigador considere puedan aportar información relevante para la investigación.
    • Reportes de antecedentes criminales, financieros, laborales, de afiliación y otros de personas presuntamente involucradas.
    • Reportes de transacciones comerciales con proveedores
    • Reportes periodísticos, información de redes sociales, publicaciones de entidades públicas y privadas.

La mayoría de la información relevante en una investigación corporativa, proviene de fuentes internas, por lo que el investigador debe analizar el objeto de la investigación (qué se está investigando) para determinar a cuáles fuentes recurrir y poder obtener la información necesaria de forma minuciosa.

Una vez obtenida la información proveniente de una o ambas fuentes, el investigador debe evaluarla y procesarla a fin de priorizar aquella que se ajusta a los hechos investigados para asegurar relevancia y permita dar la ruta a seguir para construir la hipótesis que dará forma al proceso investigativo.

El éxito de una investigación depende en mayor medida, de la forma en que se obtiene la información y de cómo se la protege, siendo este último un importante aspecto que comúnmente no es tomado en cuenta, debido a que durante el desarrollo del proceso suele haber rumores, solicitudes anticipadas de los avances, que pueden afectar la reputación de las personas que brindaron información y como consecuencia de ello dañar el futuro de la investigación. Con la finalidad de proteger la información crítica, el investigador debe:

  • Identificar situaciones en cómo la información puede ser afectada: pérdida de documentos recolectados en sus distintos formatos (físico o digital), falsos y/ mal intencionados comentarios, etc.
  • Identificar quiénes tienen interés en afectar el curso de la investigación: infractores y personas allegadas a ellos, testigos que no quieren comprometer su participación, etc.
  • Desarrollar e implementar medidas para proteger la información: contar con elementos físicos para resguardar la documentación, limitar las entrevistas y conversaciones sobre la investigación en espacios abiertos, destruir documentos sensibles que no serán utilizados, etc.

Recolectar información de forma ética, ordenada, minuciosa, consistente, así como asegurar su integridad y confidencialidad son elementos clave que los investigadores deben tomar en cuenta para dilucidar los hechos materia de una investigación corporativa de forma efectiva y que con ello pueda contribuir con el Sistema de Gestión de Riesgos de la compañía a través de la reducción de la probabilidad de ocurrencia de futuras situaciones similares y del impacto en su reputación.

Néstor Garrido Aranda

Profesional de Seguridad Corporativa con amplia experiencia en Gestión de Riesgos, Manejo de Crisis Empresariales, Seguridad de Productos, Investigaciones de Compliance e Ilícitos Corporativos. Es Diplomado en Salud Ocupacional y Riesgos Laborales por la Universidad San Ignacio de Loyola, Certificado en ISO 31000 Lead Risk Manager por Professional Evaluation and Certification Board (PECB) y estudios en Manejo de Crisis Empresariales en Universidad Peruana de Ciencias Aplicadas (UPC), Gerencia de Riesgos bajo el estándar ISO 31000 por la Universidad de Lima. Es LATAM Global Liaison in ASIS International Investigations Council, miembro en Association of Certified Fraud Examiners (ACFE – USA) y Colaborador en las Revistas Seguridad en América (México) y Cuadernos de Seguridad (España)

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News

Asia Pacific Investigations Capability Survey launch

In cooperation with Deloitte we are pleased to share the key findings of our “Asia Pacific investigations capability survey – Are you prepared for the new normal?”

Join us on 15th April 2021 at 11.30am Singapore for an interesting panel discussion with leading corporate investigators on what challenges they face, how these challenges are met, and best practices of this vitally important function within an organisation.

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ACi Training

Early Bird booking on our Foundation Course

Our popular Foundations in Corporate Investigations Course starts on 4th May 2021. There is an Early Bird discount on your booking until 4th April – secure your place for $300. This course is run via live, interactive webinars. For all the details, see our course page here.

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Jobs

ICRC seeks a Chief Ethics, Risk & Compliance officer

The International Committee of the Red Cross, based in Geneva, is seeking a Chief Ethics, Risk & Compliance Officer. Applications are open until 21st March 2021. For information click here.

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External Events

Fraud, Asset Tracing & Recovery, Geneva

How are financial institutions re-assessing fraud risks, internal controls, litigation budgets and priorities? Join our COO Basha Galvin on Tuesday, 23rd March for a timely discussion at the C5 Conference with:

-Faizal N., Deputy – Global Head of Anti-Fraud, Credit Suisse

Niki Charilaou, Manager Financial Crime Compliance Department, Bank of Cyprus

Moderated by: Benjamin Borsodi, Partner, Schellenberg Wittmer Ltd.

ACi members and supports can register with a 10% discount using the code: D10-643-643EX21

For details click here

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External Events

Top bank fraud cases and trends to watch in 2021

Our CEO Steve Young joins a panel of Europe’s top banking leaders for a webinar organised by Mine Diren Fornerod, PhD at NetGuardians on 17th March 2021 at 10.00 am CET.
The Panel will explore the current fraud trends observed by the banks and they’ll predict the type of fraud cases that will be on the rise in 2021 and beyond. They’ll examine the top key challenges for the banks and the best practices for effective fraud prevention. They’ll be looking at:

  • What are the current fraud trends observed by the banks?
  • What type of fraud cases are predicted in 2021 and forward?
  • What are the top key challenges for banks?
  • What are the best practices are for an effective fraud prevention?

To register, click here.

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Webinars

Searching for a job and need advice on your CV and interviewing?

The ongoing global Covid-19 pandemic has produced a severe economic downturn resulting in job redundancies in many corporate sectors. Budget reductions and restructuring have resulted in job cuts in corporate investigation departments. Whilst some are reducing, others are recruiting.

How do you give yourself the best chance in today’s job market?

The ACi were delighted to support a webinar hosted by City CV and sponsored by enteles search.  The webinar was opened by Neil Fletcher on behalf of the ACi and James Butler for enteles search. The webinar was broadcast on Wednesday 6th January 2021 and is available for ACi members to view in the members area.

Victoria McLean the CEO of City CV gives excellent advice and best practice on writing your CV to get that all important interview and job. The current job market is seeing unprecedented competition for job roles so it is important you give yourself the best possible chance. That starts with your CV.

To join the ACi and gain access to this, and other investigations related webinars, apply here.

For further information and to contact City CV visit:  https://citycv.co.uk

For further information and to contact enteles search visit: https://enteles-search.com

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News

A warm welcome to our new Regional Committee Members

We are delighted to welcome a new team to our regional committees, headed up by Manu Hanspal in EMEA and Mark Gough in APAC. Read all about them here.

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News

ACi is now open for membership

Members of the corporate investigations community are now invited to apply to become a member of our not-for-profit association. For all the details and to apply, visit our membership page.

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Webinars

We are supporting Anti Corruption Day on 9th December

 

ACi stands in support of #unitedagainstcorruption and to celebrate International Anti-Corruption day on Wednesday 9th December this year, we are hosting a series of free events to help our members in their endeavours to successfully investigate fraud, bribery and corruption.

Corporate Investigations in Russia takes place on Thursday December 3rd 2020

Investigating Fraud, Bribery & Corruption in Asia takes place on Tuesday December 8th 2020

Monitorships: Root Causes of Investigations takes place on Wednesday December 9th 2020

POSH Investigations India II takes place on Thursday December 10th 2020

See all our online events here